«У меня должно остаться ещё одно занятие». Администратор открывает пакет, видит пять и начинает искать отмену в переписке. Потом выясняется, что ученик уже записан на следующую неделю. Чтобы ответить ему, приходится держать в голове несколько разных событий.
Хороший учёт позволяет восстановить остаток прямо в карточке. В ней видны условия пакета и то, что произошло с каждым занятием. Разберём, из чего складывается этот ответ.
Восемь занятий и три записи
В MyAerial CRM занятие списывается из пакета при записи. Поэтому будущая тренировка уже занимает одно из оплаченных занятий. Когда тренер отмечает посещение, остаток остаётся прежним: система сохраняет факт посещения без второго списания.
Возьмём пакет из восьми занятий и последовательно выполним несколько действий:
| Событие | Доступный остаток | Объяснение |
|---|---|---|
| Пакет создан | 8 | Записей ещё нет |
| Сделаны три записи | 5 | Три занятия уже заняты этими записями |
| Одно из них посещено | 5 | Посещение отмечено, повторного списания нет |
| Другая запись отменена вовремя | 6 | Занятие вернулось в пакет |
| Сделана новая запись | 5 | Снова использовано одно занятие |
При поздней отмене списанное занятие остаётся использованным. Этот порядок стоит показать ученику при покупке, особенно если раньше школа считала только состоявшиеся посещения.
В разделе абонементов MyAerial CRM можно посмотреть, как пакет связан с записями. Для проверки своей системы повторите последовательность из таблицы и после каждого действия откройте остаток.
Какие сведения помогают объяснить число
У одного ученика могут быть два пакета: на пилон и на растяжку. Поэтому история должна относиться к конкретному абонементу. Сохраните его номер, направление, начальное количество занятий, даты действия и стоимость. Оплаты храните со своими датами и основаниями.
Дальше нужна история событий: к какому занятию записались, когда отменили, что вернулось, кто согласовал исключение. Если ведёте таблицу, для этого удобен отдельный лист. Каждое событие получает собственную строку и ссылку на пакет. Тогда исправление остаётся видимым следующему администратору.
Срок действия проверяется вместе с количеством. У пакета могут остаться три занятия, но закончиться период использования. У безлимита основной вопрос вообще связан с периодом и условиями доступа. Изменение срока после заморозки сохраняйте отдельно; порядок разобран в статье о заморозке абонемента.
Где искать потерянное занятие
Выберите пакет и дату сверки. От исходных восьми отнимите списания, прибавьте возвраты и сопоставьте каждую строку с конкретной записью. Будущие бронирования включите в тот же расчёт, если система списывает занятие при записи.
Разницу в одно занятие часто можно локализовать по повторной записи, поздней отмене или возврату в другой пакет. Когда причина найдена, исправьте её штатным действием и ещё раз восстановите расчёт. Ручная правка итоговой цифры без объяснения оставит вопрос следующей смене.
При переходе из Excel сохраните такую историю хотя бы для нескольких пограничных пакетов. Чек-лист переноса остатков поможет учесть будущие записи и дату отсечения. Передайте один из пакетов другому администратору: если он получает тот же ответ по сохранённым событиям, ученику тоже можно объяснить остаток без долгого поиска.