В таблице записано: «Маша, восемь занятий, осталось пять». Подойдёт ли эта строка для переноса в новую систему? Пока неизвестно, какая это Маша, когда заканчивается пакет и входят ли в пять занятий уже сделанные записи.
Чтобы перенести учёт без споров, школе нужен снимок на конкретную дату и одинаковый смысл каждого поля. Разберём подготовку файла и сверку на условных примерах.
Выберите момент перехода
Назначьте дату и время, после которых текущие изменения учитываются уже в новой системе. Если утром выгрузить таблицу, а вечером продолжить списания в старом журнале, два остатка быстро разойдутся.
Сохраните исходный файл отдельно. При вопросе ученика он поможет восстановить, что было известно на момент перехода. После начала переноса назначьте ответственного за новые покупки, отмены и записи, появившиеся между выгрузкой и запуском.
Подготовьте данные по каждому пакету
Для переноса обычно понадобятся:
- Однозначно определённый ученик.
- Вид абонемента и подходящие направления.
- Исходное количество занятий и остаток.
- Дата покупки или начала действия, если они известны.
- Дата окончания.
- Отдельные договорённости, требующие разбора.
Если у человека два действующих пакета, не объединяйте их в одну сумму. У них могут быть разные сроки и направления. Безлимит тоже нельзя превращать в произвольное число оставшихся занятий.
Проверьте смысл остатка
Допустим, пакет рассчитан на восемь занятий. Два ученик посетил, на одно уже записан. В таблице может стоять шесть, если школа списывала только после посещения, или пять, если списание происходило при записи.
В MyAerial CRM занятие списывается при бронировании. Поэтому до переноса надо понять, как обработать существующие будущие записи. Иначе одно занятие может остаться доступным дважды или списаться второй раз.
Зафиксируйте выбранную логику для перехода и проверьте её на одной карточке. Остаток пакета, будущие записи и отработки должны давать согласованную картину. Перенос остатка не обещает автоматического восстановления всей старой истории посещений.
Пример сверки: восемь занятий, два посещения, одна будущая запись
Все числа в этом примере условные. У ученика один пакет на восемь занятий, два уже использованы, ещё одно занятие забронировано. Срок действия и правило отмены в обеих системах должны совпадать.
| Что зафиксировать | Значение в примере |
|---|---|
| Куплено и уже использовано | 8 куплено, 2 использовано |
| Доступно до переноса будущей записи | 6 занятий, если старая таблица списывает только посещения |
| Будущая запись | 1 занятие, ещё не включённое в списания таблицы |
| Доступно после переноса и создания этой записи в CRM | 5 занятий: 8 − 2 − 1 |
Если в исходном файле уже стоит пять, потому что бронь учтена, нельзя перенести пять и затем ещё раз списать занятие за ту же запись. До загрузки согласуйте с поддержкой, какое значение передаётся как остаток и как будут созданы будущие бронирования. Конечная проверка для этого примера: пять доступных занятий и одна действующая будущая запись.
Не переносите формулу на все абонементы сразу. У пакета могут быть другие правила отмены, активная заморозка или отдельные отработки. Для них нужна своя строка сверки.
Сначала разберите совпадения и исключения
Одинакового имени недостаточно для сопоставления учеников. Проверьте совпадения контактов и семейные записи, особенно когда несколько детей используют контакт одного родителя.
Не исправляйте сомнительную строку догадкой. Вынесите её в список вопросов: «не найден ученик», «два возможных совпадения», «неизвестен срок», «остаток больше размера пакета».
Отдельно разберите активные заморозки, отработки и специальные продления. Если их нельзя выразить стандартными полями файла, согласуйте способ переноса с администратором проекта. Заметка «потом добавить неделю» не заменяет согласованную дату окончания.
Сверьте маленькую выборку до общего запуска
Возьмите несколько разных карточек: обычный пакет, два пакета одного ученика, безлимит, пакет со скидкой и спорный остаток. Сравните исходный файл и результат в новой системе.
Затем проверьте общие контрольные числа: количество перенесённых пакетов и сумму остатков лимитированных абонементов. Безлимиты считайте отдельно. Такие итоги помогают найти пропущенные строки, но не заменяют проверку принадлежности каждого пакета.
После переноса попросите администратора оформить одну новую запись и одну допустимую отмену. Убедитесь, что изменения остатка понятны и не повторяют уже учтённое списание.
Если учёт пока остаётся в Excel
На странице учёта абонементов можно скачать бесплатный Excel-шаблон. В нём остаток рассчитывается по журналу операций: посещениям, возвратам занятий и корректировкам. Он поможет привести записи к одному виду до сверки.
Начните с копии файла и удалите условные примеры. Для каждого пакета используйте отдельный код абонемента, а ученика обозначьте внутренним кодом. Проверьте на одной строке, как списание и возврат меняют остаток. Срок действия учитывается отдельно: положительный остаток сам по себе не означает, что пакет ещё действует.
Для переноса в CRM формат файла согласуйте с администратором проекта. Скачиваемый шаблон предназначен для самостоятельного учёта; его столбцы не заявлены как готовый формат импорта.
Короткий лист приёмки переноса
Это рабочая заготовка для совместной сверки, а не формат загрузки в CRM:
- Дата и время снимка: ___; ответственный со стороны школы: ___.
- Код ученика и отдельный код пакета: ___.
- Остаток в источнике: ___; входят ли в него будущие записи: ___.
- Дата окончания и согласованные исключения: ___.
- Остаток и будущие записи в CRM после переноса: ___.
- Расхождение, объяснение и решение ответственного: ___.
Сумму остатков используйте как дополнительный контроль. Например, два пакета с остатками пять и три дают восемь занятий в обоих файлах. Но если после переноса они принадлежат не тем ученикам, общий итог всё равно сойдётся. Проверка каждой карточки и её срока обязательна для приёмки школой.
Старые оплаты не оформляйте повторно как новые продажи ради создания остатка: это может исказить учёт выручки. Заранее согласуйте перенос уже оплаченных обязательств отдельно от новых покупок. Загрузку списка учеников и перенос абонементов также проверяйте отдельно: появление карточки ученика ещё не означает, что перенесён его пакет.
Кто выполняет перенос в MyAerial CRM
Перенос действующих абонементов из файла выполняет администратор MyAerial CRM. Вместе со школой он сопоставляет учеников, тарифы, сроки и остатки. Перед переносом нужно согласовать формат файла: произвольная таблица может потребовать подготовки.
Подготовленный файл сначала нужно разобрать и согласовать проблемные строки. После запуска сохраните источник и результат сверки, а сотрудникам сообщите, где теперь смотреть актуальный остаток.
Процесс подключения описан на странице начала работы, текущий порядок списаний — в разделе абонементов. Хороший переход заканчивается тем, что сотрудник может объяснить остаток конкретного ученика по записи, а не по памяти.