Владелец и тренер договорились о проценте. Первый считает его от оплаченных абонементов, второй — от выручки своих групп. Пока учеников мало, разница почти незаметна. В конце месяца появляются вопросы: кому относится продление, как считать скидку и что делать с отработками?
В таком разговоре одного числа «30%» недостаточно. Вместе со ставкой нужно определить, от чего она считается и какой факт подтверждает начисление.
Фиксированная ставка за занятие
Школа согласует сумму за проведённое занятие. В условном примере это 900 ₽. При трёх и при шести учениках тренер получает одинаковую сумму, а влияние загрузки на результат остаётся у школы.
Такую схему проще проверить: есть список проведённых занятий и действовавшая на их даты ставка. Но сначала договоритесь, что считается проведённым занятием. Что происходит при переносе? Кто получает оплату при замене тренера? Как учитывается индивидуальная тренировка?
Ответы должны быть известны до расчёта. Иначе удобная ставка превращается в список ручных исключений.
Процент от выбранной суммы
У процента всегда есть база. Это могут быть определённые оплаченные покупки или расчётная выручка посещений. Они дают разные результаты и требуют разных исходных данных.
Если вы выбрали покупки абонементов, определите, какие платежи относятся к тренеру. Кто привёл ученика, кто провёл пробное или кто ведёт группу? Что произойдёт, если ученик занимается у двух преподавателей?
Если вы выбрали посещения, нужно установить стоимость одного посещения для разных тарифов. Разовое за 1 000 ₽ и занятие из пакета за 800 ₽ нельзя без пояснения считать одинаковыми. У бесплатного пробного, отработки и безлимита тоже должна быть понятная трактовка.
Не смешивайте две базы в одном расчёте. Один и тот же платёж не должен целиком попадать в процент от покупки и повторно начисляться как процент от всех посещений, если вы не согласовали именно такую схему.
Сравните три схемы на одинаковом примере
Допустим, для сравнения вы отнесли к одному занятию 900 ₽ выручки на каждого оплаченного ученика. Для примера считаем процент от выручки посещений; возможности расчёта в CRM разберём ниже.
При трёх учениках база составляет 2 700 ₽:
- Фиксированная ставка 900 ₽ даёт тренеру 900 ₽.
- 30% от этой базы дают 810 ₽.
- Ставка 500 ₽ плюс 15% дают 905 ₽.
При шести учениках база составляет 5 400 ₽:
- Фиксированная ставка остаётся 900 ₽.
- 30% дают 1 620 ₽.
- Ставка 500 ₽ плюс 15% дают 1 310 ₽.
Сравнение показывает, как меняется оплата вместе с загрузкой. Оно ещё не отвечает, какую схему выбрать вашей школе. В расчёте нет аренды, остальных затрат и различий между реальными тарифами. Добавить расходы занятия можно в калькуляторе минимальной группы.
Проверьте схему на своей группе
В калькуляторе экономики занятия можно посмотреть, сколько учеников нужно для покрытия выбранных расходов. Сначала посчитайте вариант с фиксированной оплатой, затем вариант с процентом.
Для фиксированной схемы укажите выплату за занятие в поле оплаты тренеру. Для процента от выручки посещений переведите долю в сумму на одного ученика и добавьте её к переменным расходам. Условный пример: посещение приносит 800 ₽, доля тренера — 30%. Переменный расход на тренера составит 240 ₽. Если фиксированной части нет, в поле фиксированной оплаты поставьте ноль.
Другие расходы сохраняйте одинаковыми в обоих вариантах и учитывайте каждую сумму один раз. Калькулятор показывает экономику занятия; согласованные начисления за месяц сверяются по фактическим записям и условиям оплаты.
Зафиксируйте дату новой ставки
Если с середины месяца ставка меняется, сохраните обе версии и даты их действия. Тогда сотрудник сможет проверить, почему два одинаковых занятия рассчитаны по-разному.
Не исправляйте прошлую ставку ради удобства следующего расчёта. Закрытый период должен оставаться понятным: какие занятия или платежи в него вошли, какие условия применялись и кто подтвердил итог.
Если обнаружена ошибка, оформите исправление с причиной. Молчаливое изменение уже согласованной суммы подрывает доверие, даже когда новая цифра математически верна.
Проверьте четыре спорных случая заранее
Возьмите по одному примеру замены тренера, отмены занятия, скидки на абонемент и посещения по отработке. Посчитайте оплату по выбранным условиям и попросите тренера повторить расчёт.
Если ответы различаются, уточните базу, событие начисления или правило исключения. Удобно сохранить короткий лист договорённостей: ставка, дата начала, источник суммы, порядок замен и отмен, срок проверки расчёта.
Тогда в конце месяца разговор будет о конкретных записях, а не о том, кто как понял устную договорённость.
Что можно учитывать в MyAerial CRM
Для расчётного периода полезно составить отдельный пример по покупкам абонементов. Допустим, за месяц к тренеру привязаны три успешные покупки на 12 000, 8 000 и 4 000 ₽. База процента — 24 000 ₽. При согласованной доле 30% процентная часть составляет 7 200 ₽.
Если за тот же период отдельно оплачиваются 18 проведённых занятий по 900 ₽, фиксированная часть равна 16 200 ₽. Если условия школы предусматривают сложение этих двух частей, итог — 23 400 ₽. Процент в этом примере считается от покупок за период, а не от выручки каждого посещения.
Все числа условные. Такой лист сверки помогает разделить источник процента и список проведённых занятий. Он не учитывает налоги и другие обязательства сторон и не задаёт рекомендуемую долю для студии.
В системе предусмотрены фиксированная ставка за занятие, история ставок и расчётные периоды. Процентная часть сейчас рассчитывается по успешным покупкам абонементов, привязанным к соответствующему тренеру. Процент от выручки посещений, который мы сравнивали выше, автоматически не рассчитывается.
После расчёта периода сохраняется применённая ставка и состав начислений. Это помогает разбирать сумму по исходным записям. Порядок начислений и состав ведомости описаны на странице расчёта оплаты тренеров; условия оплаты сначала стоит сформулировать вместе с тренером и проверить на одном реальном периоде.